Quando muitos usuários precisam inserir dados em uma Planilha Google compartilhada, muitas vezes isso pode criar confusão. É aqui que as listas suspensas podem ser de grande ajuda.
Se você não quiser que seus colegas digitem entradas aleatórias, cometam erros de digitação ou estraguem uma fórmula, você pode validar suas entradas criando uma lista suspensa para eles escolherem.
Neste artigo, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre esse recurso útil e que economiza tempo.
Usando a validação de dados para inserir uma lista suspensa em uma célula do Planilhas Google
Depois de abrir a planilha em que está trabalhando, inserir uma lista suspensa é fácil:
- Escolha a célula na qual deseja inserir uma lista suspensa.
- Clique com o botão direito na célula.
- Clique em Validação de dados> Critérios.
- Escolha entre Lista de itens ou Lista de um intervalo - o que funcionar para você.
- Se você escolheu Lista de itens, insira os itens apropriados. Certifique-se de que estejam separados por vírgulas e sem espaços.
- Se você escolheu Lista de um intervalo, selecione as células que deseja incluir na lista suspensa.
- Verifique o campo Mostrar lista suspensa na célula (a lista não aparecerá de outra forma) para permitir que uma seta para baixo apareça.
- Clique em Salvar.
Se você deseja que os usuários possam digitar, desmarque o campo Mostrar lista suspensa na célula. Para evitar que as pessoas digitem itens inválidos, selecione Rejeitar entrada.
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Se desejar adicionar uma lista suspensa a várias células:
- Realce todos eles selecionando o intervalo de células ou apenas selecione-os com o mouse ou teclado.
- Repita as etapas descritas acima.
Também existe a opção de permitir que seus colaboradores digitem seus dados, mas vejam um aviso se inserirem algo inválido. Nesse caso, você deve escolher a opção Mostrar aviso. Como alternativa, você pode selecionar a opção Rejeitar entrada e proibir a inserção de qualquer coisa que não esteja em sua lista de itens.
Para modificar uma lista suspensa, basta seguir estas etapas:
- Clique na célula que deseja modificar.
- Clique em Dados> Validação de dados.
- Localize as entradas listadas, edite-as e clique em Salvar.
Para excluir uma lista suspensa:
- Clique na célula que deseja modificar.
- Clique em Dados> Validação de dados
- Escolha Remover validação.
O que é validação de dados?
A validação de dados é uma opção no Planilhas Google que ajuda você a organizar seus dados validando itens. Você pode acessá-lo clicando em Dados no menu principal e selecionando Validação de dados. Na maioria das vezes, é usado para criar listas suspensas em células diferentes. Ele também permite que você modifique o conteúdo e o design de qualquer lista.
Uma das maneiras de validar dados é aplicar critérios que permitam aos usuários inserir um tipo predefinido de dados, como números, datas ou listas de itens.
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- No menu Validação de dados, clique em Critérios.
- Marque o tipo ou tipos de itens apropriados que você deseja que seus colegas de equipe insiram.
- Se desejar, você pode adicionar itens exatos - como números, fórmulas, datas ou palavras - na caixa de entrada.
- Quando terminar, clique em Salvar.
Trabalho com listas suspensas
Na próxima vez que você - ou qualquer outra pessoa - clicar nessa célula, em vez da opção de digitar algo, haverá a lista de itens que você adicionou. Se você marcou a caixa de texto Mostrar ajuda para validação, o texto inserido aparecerá sempre que alguém clicar em uma das células validadas.
Se você escolheu a opção Mostrar aviso, inserir dados inválidos acionará o aviso. Se alguém não tiver certeza do que o aviso significa, basta passar o mouse sobre a entrada marcada.
Se você escolheu a opção Rejeitar entrada, as pessoas também receberão um aviso e não poderão salvar os itens inválidos.
Usando cores para classificar dados em uma lista suspensa
Se quiser facilitar a navegação pela planilha e adicionar algumas cores a uma lista suspensa, você pode usar a Formatação condicional. Siga os passos abaixo:
- Selecione as células que contêm a lista suspensa que deseja ter uma determinada cor.
- Clique com o botão direito e selecione Formatação condicional> Cor única ou Escala de cores.
- No estilo de formatação, selecione uma cor ou escala.
- Clique em Concluído (ou Adicionar outra regra).
O que mais você pode fazer com a validação de dados
Além de adicionar listas suspensas às suas planilhas, você também pode usar a Validação de dados para outras finalidades. Esses incluem:
- Rastreando tarefas futuras. Na validação de dados, selecione a opção de datas, defina a formatação condicional conforme explicado acima e configure-a para que todos os itens que incluem uma determinada data fiquem esmaecidos automaticamente.
- Definindo valores para caixas de seleção. Ao adicionar caixas de seleção a uma lista suspensa, você também pode atribuir valores a elas, como sim ou não.
- Selecione Validação de dados no menu Dados.
- Em Critérios, selecione Caixa de seleção.
- Selecione Usar valores de célula personalizados e digite sim, não ou o que quiser.
- Evitar que outras pessoas bagunçam seus scripts ou fórmulas. Use a opção Rejeitar entrada para bloquear todas as células que deseja manter intactas.
Faça a diferença com listas suspensas
Com a opção de inserir listas suspensas, validar dados e muito mais, o Planilhas Google é uma ótima alternativa gratuita ao Microsoft Excel. A validação de dados ajuda a limitar os valores em uma célula a um intervalo ou lista de itens que você pode definir, alterar ou excluir com base em suas necessidades. Embora seus colegas de equipe possam inserir seus dados e contribuir com seu projeto, você tem a opção de evitar que eles bagunçam uma planilha compartilhada.
Você já tentou inserir uma lista suspensa no Planilhas Google? Como foi? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.
