Six Killer Apps for Business: do Sunrise ao Slack, tudo que sua empresa precisa para funcionar sem problemas

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Entre em qualquer escritório, fábrica ou sala de reuniões e você provavelmente encontrará mais tablets e smartphones sendo usados ​​do que PCs. Agora, os negócios costumam ser conduzidos no dispositivo mais próximo, e isso significa que você precisa de aplicativos de classe empresarial.

Essas ferramentas podem ajudar em todos os tipos de tarefas, desde a comunicação da equipe e anotações ao gerenciamento de projetos. Muitas ferramentas poderosas são multiplataforma, e as que examinamos aqui foram testadas em ambientes de negócios ativos. Aqui está uma seleção de seis ótimos aplicativos para negócios, junto com os principais conselhos de que você precisa para aproveitá-los ao máximo.

1. Folga

Disponível em: Android , Chrome OS , ios , OS X , janelas , Aplicativo web

Quando se trata de trabalhar em equipe, o e-mail não é uma boa maneira de se comunicar. É demorado, mas fácil de ignorar; informações importantes são divididas em segmentos distintos; e quando várias revisões de documentos são enviadas como anexos, o espaço para confusão é terrível.

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O Slack tem uma abordagem diferente: é um aplicativo de mensagens instantâneas projetado de maneira inteligente para adultos. Projetos individuais ou grupos podem ser divididos em canais separados (cada um denotado com uma hashtag semelhante ao Twitter) - então você pode ter um canal para a equipe #Marketing, por exemplo, e outro para a #WinterMarketingCampaign. Você pode dividir e subdividir os membros da equipe conforme necessário para que todos os relevantes sejam mantidos no circuito, enquanto aqueles que não precisam estar envolvidos em uma conversa não sejam perturbados.

Todas as conversas em cada canal fluem como um único encadeamento; não há tópicos separados para tópicos diferentes. Para as pessoas acostumadas a criar diferentes conversas com assuntos exclusivos em um e-mail, isso pode ser desconcertante no início, mas você logo se acostuma a ter tudo em um só lugar. Há um recurso de pesquisa inteligente, que é muito rápido, destaca os termos de pesquisa nos resultados e geralmente torna mais fácil voltar e retomar um tópico de conversa mais antigo sempre que quiser.

Você também pode compartilhar documentos com outros membros do canal, e os comentários feitos sobre esses documentos são retidos junto com os próprios documentos, então não há necessidade de vasculhar sua caixa de entrada para coletar todas as respostas a um determinado rascunho.

O Slack funciona em todas as plataformas principais e você pode selecionar e participar de conversas em qualquer dispositivo que tiver à mão. O uso é gratuito, mas se você quiser um arquivo pesquisável com mais de 10.000 mensagens, precisará fazer upgrade para um dos planos pagos, que começam em US $ 7 por mês para pequenas e médias empresas por mês. É um modelo de negócios inteligente porque, após algumas semanas de uso do Slack, não achamos que muitas pessoas vão querer voltar para as 562 mensagens não lidas em suas caixas de entrada.

2. Evernote

Disponível em : Android , ios , OS X , janelas , telefone do Windows , Aplicativo web

O Evernote era o aplicativo de anotações preferido pelos profissionais antes de o iPad brilhar nos olhos de Steve Jobs. Hoje, ele cresceu e se tornou uma família de ferramentas que se integram perfeitamente no aplicativo principal do Evernote.

Vamos começar com o Penultimate, um aplicativo de escrita digital para iPad. Em parceria com uma caneta Jot Script Evernote Edition, é o primeiro aplicativo a nos persuadir de que escrever letras cursivas na tela de um tablet pode funcionar. Isso se deve em grande parte à caixa de Zoom, que se concentra em uma pequena parte da tela e move a página abaixo de você conforme você escreve, permitindo que você escreva da maneira que faria com uma caneta e papel de verdade. Mesmo com a caligrafia desleixada de nossos jornalistas, o mecanismo de pesquisa faz um trabalho extraordinariamente bom de transcrição, e seus penúltimos rabiscos são salvos no Evernote sem problemas.

Depois, há o aplicativo Scannable para iOS, que permite capturar documentos impressos ou manuscritos, como recibos de despesas ou notas post-it, e salvá-los nas pastas do Evernote (ou como compromissos do calendário se o documento detalha uma data). Digitalize um cartão de visita - usando Scannable ou os aplicativos móveis Evernote - e não apenas as informações são digitalizadas instantaneamente para armazenamento em seus contatos, mas também é solicitado que você faça uma conexão instantânea no LinkedIn, que é uma maneira fácil de construir negócios relacionamentos.

Finalmente, o aplicativo Skitch multiplataforma tem um recurso matador: ele permite que você anote rapidamente no Google Maps. Portanto, se você precisar dar a um cliente ou colega instruções claras sobre como chegar a um local de reunião, ou quiser marcar um mapa Encontre-nos aqui para ser incorporado no site da empresa, é perfeito para o trabalho.

3. Sunrise

Disponível em: Chrome OS , ios , OS X , Aplicativo web

Sunrise é um poderoso gerenciador de calendário que funciona em todas as principais plataformas, exceto Windows Phone - o que provavelmente é o motivo pelo qual a Microsoft pagou recentemente US $ 100 milhões para adquirir seu editor. Felizmente, isso não significa que o desenvolvimento em outras plataformas será reduzido, porque, no campo superlotado de aplicativos de calendário, o Sunrise é o melhor.

Isso ocorre em parte porque ele reúne uma grande variedade de sistemas de calendário profissional e pessoal: eventos do Exchange, Google e iCloud são cobertos, assim como lembretes de outros aplicativos, incluindo Evernote, GitHub e LinkedIn. Sunrise reúne tudo em uma única visualização de programação que mostra o que está na agenda para os próximos dias, junto com uma previsão do tempo.

A execução está repleta de toques deliciosos, como a forma como os eventos do calendário são atribuídos automaticamente a ícones com base em suas descrições. Compromissos contendo a palavra entrevista, por exemplo, ganham pequenos balões de fala, enquanto aniversário ganha um balão. Crie um novo compromisso e (no Android e iOS) você pode marcar o tempo em um mostrador de relógio virtual - uma interface mais rápida e intuitiva do que os menus suspensos convencionais.

Os usuários do Android também podem instalar um widget Sunrise em sua tela inicial, para um resumo rápido dos compromissos futuros e a opção de adicioná-los rapidamente sem ter que abrir o aplicativo primeiro. Os usuários de desktop, por sua vez, podem usar o Sunrise por meio de um aplicativo Google Chrome, que permite executar o calendário em uma janela independente. Aqui, você tem que clicar duas vezes em um espaço em branco no dia relevante para criar um novo compromisso, o que não é imediatamente óbvio - mas esta é possivelmente a única gafe de usabilidade que a Sunrise faz em qualquer plataforma.

Quatro. eu peguei

Disponível em: Android , ios

Mesmo os especialistas em taquigrafia admitem que as anotações feitas nas reuniões nunca são uma representação verdadeira do que foi dito. O Cogi permite capturar os momentos-chave de reuniões, discursos ou apresentações sem ter que percorrer a gravação de toda a sessão.

Usar o Cogi é tão simples quanto ativá-lo no início da reunião; isso faz com que Cogi ouça o que está sendo dito, mas a gravação só começa quando você clica no botão Realçar. A parte inteligente é que - já que muitas vezes você não sabe com antecedência quando alguém está prestes a dizer algo digno de nota - Cogi mantém um buffer de áudio. Portanto, quando você toca em Destaque, a captura de áudio começa com os 15 segundos anteriores de áudio. (Se preferir, você pode definir o buffer de pré-captura para 5, 15, 30 ou 45 segundos.)

Quando a parte interessante terminar, basta tocar novamente para interromper a gravação. Não há limite para a duração dos destaques - pode ser uma frase de efeito de cinco segundos ou um monólogo de 30 minutos. A ideia é registrar apenas as partes cruciais para que você possa revisar rapidamente os destaques em uma data posterior.

Todos os destaques de uma reunião são agrupados em uma única sessão e cada clipe pode ser nomeado para referência posterior. Também é possível adicionar notas de texto e fotos a uma sessão. As sessões também podem ser marcadas - o aplicativo permite que você procure em seus contatos os nomes dos palestrantes a serem marcados, além de fornecer marcações padrão como #FollowUp, #Important ou #Reminder. Marcas e notas podem ser pesquisadas para facilitar a localização de gravações antigas em uma data posterior.

O aplicativo é gratuito, embora haja um serviço de assinatura que permite que você pague pela transcrição de suas notas. Uma vez que o objetivo do aplicativo é gravar apenas os destaques de uma reunião ou apresentação, no entanto, não deve ser muito doloroso fazer a sua transcrição

5 minutos

Disponível em: iPad

Semelhante ao Cogi, o Minutes foi projetado para garantir que os momentos-chave da reunião não sejam esquecidos assim que você sair da sala de reuniões. Isso torna o processo de tomar minutos o mais indolor possível - contanto que você aguente colocá-los em um iPad - lidando com tudo, desde a gravação de pontos de ação até o envio dos minutos concluídos aos participantes.

Você começa inserindo a descrição da sua reunião - ou se a reunião já estiver armazenada no seu Calendário, Minutos pode extrair o título de lá. Em seguida, você adiciona participantes dos Contatos do seu iPad. Se você não tiver os detalhes do e-mail armazenados para um determinado participante, o nome dele será destacado em laranja, e você pode tocar nele para adicionar um endereço.

O formulário de Atas também inclui um espaço de preparação, onde você pode digitar quaisquer notas que permanecerão privadas para você (talvez arranjos para reuniões futuras). Em seguida, há um formulário onde você anota os minutos como faria normalmente. O layout é claro, embora gostaríamos de ver mais opções de formatação, como a capacidade de sublinhar ou realçar títulos ou usar marcadores e listas numeradas.

Mais útil, junto com as notas gerais, também é possível criar pontos de ação. O formulário permite inserir um ponto de ação, atribuir um responsável da lista de participantes e definir um prazo.

Quando a reunião estiver concluída e todas as notas e pontos de ação tiverem sido tomados, você pode pressionar um único botão para enviar a ata a todos os participantes, com os pontos de ação e prazos incluídos. Então, na próxima reunião, você pode chamar as atas da reunião anterior (gire o iPad para o modo paisagem para acessar notas de reuniões anteriores) e marque cada ponto de ação, tornando mais fácil garantir que tudo foi feito. Minutos mantém as coisas claras, concisas e responsáveis.

6 Eclipse Manager

Disponível em: janelas , telefone do Windows

Se você trabalha em vários projetos ao mesmo tempo e usa o Windows, dê uma olhada no Eclipse Manager. Ajuda a manter o controle de todas as tarefas individuais que precisam ser concluídas para cada projeto, identificando quais requerem sua atenção imediata e quais podem ser jogadas na grama alta.

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A UI do Eclipse Manager é dividida em pastas, projetos e tarefas. As pastas organizam projetos de um tipo semelhante (digamos, desenvolvimento de aplicativos), enquanto os Projetos (como o aplicativo de gerenciamento de contatos) incluem uma lista de Tarefas (criar um wireframe da página inicial) que precisam ser concluídas. Cada projeto pode ser acompanhado de custos, com três opções de cobrança: incremental (com valores atribuídos a cada tarefa), na conclusão ou por hora. Se você está cobrando por hora, pode usar o aplicativo para rastrear quando você está iniciando e interrompendo o trabalho em uma tarefa específica, ajudando a manter o controle do faturamento.

As tarefas individuais, por sua vez, podem receber uma prioridade e prazos específicos e classificados em diferentes colunas dentro dos projetos. Você pode criar colunas para fazer e tarefas concluídas ou criar subcategorias de tarefas dentro de um projeto. Simplesmente clique com o botão direito em um espaço vazio em um Projeto para abrir a opção de criar colunas.

Eclipse não é o gerenciador de tarefas mais sofisticado que existe. Não há opção para criar gráficos ou dependências - você não pode especificar que as tarefas A e B devem ser feitas antes que a tarefa C possa ser iniciada - e você não pode definir um prazo geral para seu projeto.

No entanto, essa mesma simplicidade é o que torna o Eclipse tão atraente: você pode pegar o software e começar em segundos. Basta registrar seus projetos e tarefas, revisar o que precisa ser feito primeiro na visualização TimeLine e continuar com as coisas que rendem dinheiro para eles. O Live Tile o lembrará de sua lista de tarefas se você se distrair.