O Google Docs é uma ótima ferramenta para colaboração, pois permite que várias pessoas editem e trabalhem em um único documento ao mesmo tempo, sem perder o controle de quem está fazendo o quê. Se você ou sua organização usa o Google Docs, saber quem da equipe visualizou qual documento e quando pode ser uma informação útil. Desde garantir que todos leiam um rascunho, termos e condições, seu último envio, políticas e procedimentos ou algum outro documento importante, poder ver quem fez o quê e quando é essencial.
Até recentemente, você não podia ver quem visualizou seu Google Docs. Você pode ver quem editou, mas não quem acabou de ler. Se eles não salvaram, editaram ou deixaram um comentário, você não tinha ideia se uma determinada pessoa leu a versão mais recente de um documento. Além disso, como você pode compartilhar o Google Docs com permissões somente leitura, pode compartilhar o documento com algumas pessoas com a intenção de que elas revisem o documento, mas não façam alterações.
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As versões atuais do Google Docs permitem que você defina as configurações para ver quem visualizou seu Google Docs. Vamos dar uma olhada em como você pode fazer isso sozinho.
O Monitor de atividades do G Suite
O G Suite é normalmente usado por organizações em que a colaboração é essencial. Se você usa o G Suite para colaborar com outras pessoas regularmente, pode usar o Monitor de atividades para ver o histórico de visualização de qualquer arquivo do Google Docs.
Siga estas etapas para fazer isso:
- Abrir um arquivo do Google Sheet
- Clique na tendência ascendente ícone de seta no canto superior direito, ou vá para o Ferramentas menu suspenso
- Abra o Painel de atividades
- Clique no Todos os espectadores para a guia da sua organização
Esse processo permitirá que você rastreie as visualizações no documento, incluindo a data e a hora da última visualização de cada visualizador.
Se você não vir a opção Monitor de atividade em seu Google Doc, provavelmente significa que você está conectado à versão gratuita do Google Docs ou a uma conta pessoal, em vez de uma versão do G Suite.
Tendências de espectadores e comentários
Além de ver quem visualizou seu Google Docs, o Activity Monitor também permite que você veja as tendências de quando as pessoas visualizaram ou comentaram em seu documento.
Tendência dos espectadores: Mostra um gráfico de barras do número de espectadores únicos em qualquer período de tempo que você escolher, de 7 dias a todos os tempos.
Tendência de comentários: Mostra gráficos de barras da tendência de comentários em qualquer intervalo de tempo, de 7 dias a todos os tempos.
Desativar o histórico de visualização no Google Docs
Se, por qualquer motivo, você quiser desativar o histórico de visualização de um documento, também poderá fazer isso seguindo estas etapas rápidas:
- Abrir a planilha do Google
- Clique na tendência ascendente flecha no canto superior direito do seu documento ou acesse Ferramentas do menu suspenso
- Abra o Painel de atividades
- Selecionar Configurações de privacidade .
- Debaixo Configuração do documento , alternar Mostrar meu histórico de visualizações para este documento para desligar.
Essa opção também está disponível na versão pessoal ou gratuita do Google Docs. Se você estiver trabalhando em um documento, mas não quiser que seus colaboradores saibam até que esteja pronto para compartilhar suas revisões finais, desative o histórico de visualizações.
- Comece abrindo o Planilhas Google e clicando em Definições .
- o Definições permite que você desligue seu histórico de visualização com o Painel de atividades definições. Depois de alternar isso para o Desligado posição, clique OK para salvar as alterações.
Como ver quem fez alterações no seu Google Doc
O controle de versão é muito importante, especialmente se você trabalha em um setor regulamentado. O controle de versão é algo que o Google Docs faz bem há algum tempo. O Documentos mostrará quem editou, salvou ou compartilhou um documento. Na verdade, isso funciona não apenas com o G Suite, mas também com o Google Docs pessoal.
Se você estiver interessado no controle de versão ou quiser ter certeza de que ninguém fez alterações que não deveriam sem bloquear o arquivo, você pode descobrir seguindo estas etapas:
- Abrir uma Planilha Google que você deseja acompanhar.
- Selecionar Arquivo e Histórico de versões
- Selecionar Ver histórico de versões
- Uma janela deve aparecer à direita da tela mostrando todos os salvamentos e edições do documento em questão.
Dentro dessa janela, você também deve ter a opção de visualizar a versão anterior do documento antes das edições serem feitas.
Isso é essencial para o controle de versão, pois você tem uma trilha de auditoria de quais alterações foram feitas, quando foram feitas e por quem. Também é útil se você fez algumas alterações, dormiu, mudou de ideia e deseja revertê-las.
Como ver quem compartilhou seu Google Doc
Você também pode ver quem compartilhou seu Google Doc e quando. Você também pode ver as configurações de compartilhamento para controlar melhor o acesso ao seu documento.
- Vamos para drive.google.com
- Clique em Minha unidade à esquerda
- Clique no pequeno eu botão no canto superior direito
- Agora, clique Atividade
- Clique em cada arquivo ou pasta individualmente ou revise a barra de rolagem à direita da tela. Isso mostrará quem compartilhou seu documento.
Você também pode verificar de dentro do documento selecionando Compartilhar. Os nomes dos indivíduos aparecerão na janela pop-up. Se houver várias pessoas, selecione um nome e a lista de todos os nomes aparecerá.
Pensamentos finais
Sua capacidade de determinar quem visualizou, compartilhou e editou seus documentos é limitada se você não tiver acesso a uma conta do G Suite. no entanto, ainda existem maneiras de obter algumas informações básicas.
Ao seguir as etapas fornecidas neste guia, você pode ver de forma rápida e fácil quem visualizou, editou ou alterou seu documento do Google Docs de alguma forma. Você tem dúvidas, experiências ou dicas relacionadas à visualização de atividades em seus documentos do Google? Deixe um comentário na seção abaixo.
