Como rotular e-mails automaticamente no Gmail

Apesar de existir há mais de trinta anos, os e-mails ainda ocupam o tempo livre, incomodam, frustram e exasperam. O e-mail estranho também nos deixa felizes, mas na maior parte, eles são uma tarefa árdua e não um prazer. E se você pudesse marcar e-mails automaticamente no Gmail, classificá-los todos, aplicar um marcador e excluir spam? Isso não tornaria a vida um pouco mais fácil?

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Uma caixa de entrada de automonitoramento é o santo graal no que me diz respeito. O spam pode ser removido, e-mails de marketing e promocionais podem ser rotulados e colocados de lado e os e-mails importantes podem ser rotulados como tal e colocados em uma pasta onde você os verá. Todas as plataformas de e-mail dizem que oferecem esse tipo de organização, mas na minha experiência, apenas uma entrega. Gmail.

O recurso de marcadores literalmente mudou a forma como uso o Gmail. Agora posso usar com confiança este endereço de e-mail para cotações de seguros, inscrever-se em novos sites e todas as atividades que normalmente acabariam com uma avalanche de spam. Eles ainda enviam essa avalanche, mas agora não sobrecarregam minha caixa de entrada.

Marcar e-mails automaticamente no Gmail

Os marcadores ajudam você a classificar todos os seus e-mails e ordená-los de maneira gerenciável. Os marcadores são semelhantes ao Gmail para pastas e podem identificar, classificar e organizar automaticamente todos os e-mails recebidos usando esses marcadores.

Definindo um rótulo de Seguro, por exemplo, posso ter todo o spam e marketing de cotação de seguro usual da minha seguradora rotulado e enviado para essa pasta. Posso então ler ou excluí-los em massa como achar melhor. Posso enxaguar e repetir isso quantas vezes quiser para qualquer assunto ou remetente que inunda minha caixa de entrada.

Vamos criar um rótulo de lixo eletrônico que classificará todos os e-mails de spam que o próprio filtro do Gmail não detecta.

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1. Selecione Criar rótulo no menu à esquerda. Selecione Mais se não estiver visível.
   
2. Dê um nome significativo ao seu novo rótulo e selecione Criar.
   
3. Selecione seu novo rótulo e selecione a seta para baixo na barra de pesquisa na parte superior da página.
   
4. Adicione 'unsubscribe' à linha Include The Words.
   
5. Selecione Criar filtro.
6. Selecione Aplicar o rótulo e selecione o rótulo que você criou.
   
7. Marque a caixa ao lado de quaisquer outros operadores desejados. Marcar como lido é útil.
8. Selecione Criar filtro.
   

Agora, toda vez que um e-mail de spam ou marketing chega, o Gmail verifica a palavra 'cancelar inscrição' e o rotula e move. Como a maioria dos spams legítimos contém essa palavra em algum lugar, é o operador mais útil para se usar ao lidar com spam.

Marcar e-mails de trabalho no Gmail

Para outros filtros de e-mail, de amigos ou do trabalho, por exemplo, você pode adicionar um rótulo ao nome deles, o endereço de e-mail @worplace.com ou qualquer outra coisa exclusiva do remetente ou tipo de e-mail. O potencial desses rótulos é enorme.

Por exemplo, se você trabalha fora do escritório, pode ser útil enviar todos os emails de trabalho para uma pasta de trabalho para que você possa vê-los rapidamente.

1. Selecione Criar rótulo no menu à esquerda.
   
2. Nomeie seu novo rótulo como Trabalho e selecione Criar.
   
3. Selecione seu rótulo de trabalho e selecione a seta para baixo na barra de pesquisa na parte superior da página.
   
4. Adicione a última parte do endereço de e-mail à linha De. Por exemplo, ‘@workplace.com’.
   
5. Selecione Criar filtro.
6. Selecione Aplicar o rótulo e selecione o rótulo Trabalho.
   
7. Selecione Criar filtro.

A partir de agora, todos os emails de trabalho de um determinado domínio ‘@workplace.com’ serão enviados para a pasta Trabalho que foi criada no painel esquerdo. Como não adicionamos nenhum operador, eles não serão marcados como lidos e você verá o número de e-mails ao lado da pasta.

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Excluindo e-mails de marcadores

Se você achar que alguns e-mails estão sendo capturados nesses marcadores que não deveriam, você pode usar exclusões para removê-los. Por exemplo, se você deseja manter certos boletins que também usam ‘cancelar inscrição’ e eles são pegos no filtro acima, você pode usar o operador ‘-‘ para excluí-los.

Basta adicionar –(*@emailaddress.com) na seção De do filtro e eles não serão incluídos. O * é um curinga que captura qualquer endereço desse domínio e o '-' informa ao Gmail para não incluir o endereço no marcador.

Você pode criar quantos marcadores quiser no Gmail e fazer com que eles façam todo tipo de coisa, desde classificar spam até filtrar trabalhos, grupos, hobbies ou qualquer outra coisa. Se sua caixa de entrada estava cheia de lixo demais e você estava perdendo e-mails úteis como resultado, essa é uma maneira muito simples de retomar o controle.

Se o Gmail pudesse de alguma forma criar um addon que pudesse automaticamente cancelar a minha assinatura das centenas de e-mails de lixo que recebo semanalmente, seria realmente o melhor e-mail!