A maioria das empresas modernas depende de e-mails para comunicação. Perder o acesso a e-mails, ou pior, contas de e-mail inteiras, pode ser devastador. Fazer backup de seus e-mails do Outlook é uma das melhores maneiras de ficar tranquilo sabendo que os e-mails são armazenados em vários locais no seu dispositivo e não podem ser perdidos facilmente.
Neste artigo, explicaremos como fazer backup de e-mails do Outlook de algumas maneiras diferentes.
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Como fazer backup e exportar todos os e-mails do Outlook
Uma das maneiras mais rápidas de fazer backup de todos os seus e-mails do Outlook é usar o formato de arquivo .pst integrado. O Microsoft Outlook e o Microsoft Exchange usam exclusivamente arquivos PST para armazenar e-mails, informações de contato e endereços, e eventos de calendário. Um arquivo PST estático pode ser usado como backup de seus e-mails e informações de contato atuais do Outlook, e o Outlook poderá acessá-lo mesmo offline.
Veja como fazer backup de seus e-mails em um arquivo .pst:
- Abra o Outlook e pressione Arquivo.
- No menu, selecione Abrir e exportar.
- Clique no botão Importar / Exportar.
- O sistema retornará à tela principal do Outlook e exibirá o Assistente de Importação / Exportação para orientá-lo no processo de exportação.
- No Assistente, selecione a opção Exportar para um arquivo na lista e clique em Avançar.
- Escolha o arquivo de dados do Outlook (.pst) quando solicitado a selecionar um tipo de arquivo e clique em Avançar.
- Em seguida, você será solicitado a selecionar as pastas a serem exportadas. Você pode selecionar sua conta de e-mail para exportar todas as pastas associadas a ela, incluindo contatos e dados de calendário. Clique em Avançar quando estiver satisfeito com sua seleção.
- Selecione o caminho do endereço no qual o arquivo de backup foi salvo. Lembre-se do caminho para que você possa acessá-lo mais tarde.
- É uma boa ideia alterar o nome do arquivo (a última parte do caminho). Por padrão, é backup.pst.
- Se você estiver salvando o arquivo de backup no caminho padrão, selecione se deseja duplicar os itens.
- (Opcional) Você pode voltar a qualquer uma das caixas de diálogo anteriores, talvez para alterar a seleção da pasta, usando o botão Voltar.
- Pressione Concluir para iniciar o processo de exportação.
- O Outlook solicitará que você crie uma senha. Isso pode ser importante por motivos de segurança, mas você não precisa inserir uma senha.
- Você pode encontrar o arquivo extraído no local especificado para o caminho do arquivo. Agora você pode mover ou copiar o arquivo em outro lugar.
Como acessar e-mails exportados do Outlook
Depois de exportar os arquivos, você pode estar se perguntando como acessá-los mais tarde. O Outlook torna mais fácil abrir backups e restaurar seus e-mails para o ponto de tempo salvo. Aqui está o que você precisa fazer:
- Encontre o arquivo de backup. Observe sua localização e caminho de arquivo.
- Abra o Outlook.
- Pressione Arquivo e, a seguir, clique em Abrir e exportar.
- No menu à direita, selecione Abrir arquivo de dados do Outlook.
- Isso abre o Explorador de Arquivos. Vá para o arquivo de backup. Clique nele e selecione Abrir.
- O sistema o retornará à tela principal do Outlook.
- No menu de navegação à esquerda, role para baixo até ver os Dados do Outlook. Esta categoria contém os itens recuperados do arquivo de backup.
- A categoria preserva a formatação original e os sistemas de pastas.
- Você pode arrastar e soltar e-mails para movê-los para outros arquivos.
Agora você tem acesso aos seus e-mails de backup.
Como salvar rapidamente um único e-mail do Outlook
Às vezes, você não quer o incômodo de salvar todos os e-mails e abrir o Outlook novamente quando precisar de apenas um ou alguns e-mails específicos. Felizmente, existem algumas soluções rápidas para salvar um único e-mail do Outlook.
Método 1 - Salvar diretamente em uma pasta
- Abra o Outlook.
- Abra o File Explorer e navegue até onde deseja salvar o e-mail. Pode ser necessário colocar o Outlook e o File Explorer no modo de janela e movê-los para um acesso mais fácil.
- Arraste o e-mail que deseja salvar do Outlook para a pasta.
- O Outlook armazenará automaticamente o e-mail em um formato de item do Outlook.
- Clique duas vezes no e-mail salvo para abri-lo no Outlook.
Método 2 - Salvar como TXT ou HTML
- Abra o e-mail que deseja salvar no Outlook.
- Selecione Arquivo e Salvar como.
- O File Explorer aparecerá. Selecione o caminho onde deseja armazenar o e-mail. Na parte inferior do Explorador de Arquivos, clique na seta ao lado de Salvar como tipo. Selecione Somente texto para salvar em um formato .txt ou HTML para salvar o e-mail como um arquivo .html.
- Depois de salvo, o e-mail pode ser acessado com seu editor de texto (como o Bloco de notas) se estiver em .txt, ou seu navegador se estiver salvo como .html.
Salvar o e-mail dessa forma não preserva nenhum anexo, então certifique-se de baixá-los, renomeá-los conforme necessário e salvá-los junto com o e-mail para acesso posterior.
Método 3 - Use a captura de tela para salvar uma imagem
Você também pode usar um software de captura de tela para salvar o conteúdo do e-mail como uma imagem. Este método pode ser útil para fazer referência ao conteúdo do e-mail em outras formas de comunicação, já que as imagens são facilmente fixadas em e-mails e outras mensagens.
Se você estiver usando o Windows, as versões mais recentes vêm com um software de captura de tela pré-instalado, chamado Snipping Tool (em dispositivos mais antigos) e Snip & Sketch. Como alternativa, você pode usar o botão Imprimir tela no teclado e colar a imagem no Paint.
Para dispositivos Mac, o processo é semelhante. Use o atalho Ctrl + Command + 4 para abrir o recurso de captura de tela integrado e, em seguida, arraste a cruz de seleção para cobrir uma área sobre o e-mail para salvá-lo.
Para Linux, você pode encontrar um variedade de software de captura de tela disponível para download, que pode ser usado para salvar o e-mail como uma imagem. Como alternativa, os modelos baseados no GNOME têm um utilitário de captura de tela integrado no menu Aplicativos> Acessórios. Algumas versões do sistema operacional Linux responderão ao botão Print Screen no teclado, de maneira muito semelhante aos sistemas Windows.
Como faço para exportar todos os endereços de e-mail no Outlook?
Se quiser exportar sua lista de contatos (que contém os endereços de e-mail de seus contatos, bem como outras informações), você pode usar etapas semelhantes à de como exportaria os e-mails. No entanto, as informações de contato podem ser armazenadas em um formato de arquivo diferente que é mais amigável e pode ser aberto no Excel para manipulação e edição rápidas. Aqui está o que você precisa fazer:
- Abra o Outlook.
- Escolha Arquivo> Abrir e exportar> Importar / exportar.
- No Assistente de Importação / Exportação, escolha Salvar como arquivo.
- Escolha valores separados por vírgula (.csv) quando solicitado a selecionar um tipo de arquivo.
- No menu de seleção de pasta, selecione a pasta Contatos em sua conta.
- Confirme o caminho do arquivo ou altere-o conforme necessário. Nomeie o arquivo conforme desejado.
- Pressione Concluir para iniciar o processo de exportação.
- A caixa de diálogo Importar / Exportar será fechada quando o processo for concluído.
O arquivo .csv exportado pode ser aberto no Excel. Ele exibirá uma grande mesa com informações de contato. Você provavelmente terá muitas células vazias, e isso é completamente normal. Você pode usar o Excel para editar os dados, embora a inclusão de conteúdo adicional possa torná-los ilegíveis para o Outlook, caso seja necessário importar o arquivo posteriormente.
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Você pode usar este arquivo em outro dispositivo ou serviço de e-mail para importar informações de contato.
Como faço para salvar vários e-mails do Outlook no meu computador?
Se você deseja salvar mais de um e-mail por vez, mas não precisa de toda a sua biblioteca de e-mail, existe uma maneira de selecionar alguns e-mails para salvar de uma vez. Aqui está o que você precisa fazer:
- Abra o Outlook.
- Selecione os e-mails que deseja salvar. Segure Ctrl e clique nos e-mails para selecioná-los um de cada vez ou segure Shift para selecionar um lote de e-mails entre o primeiro e o segundo clique.
- Vá para Arquivo> Salvar como.
- Na caixa de diálogo, vá para a pasta em que deseja salvar os e-mails, nomeie o arquivo como deseja e escolha Somente texto como o formato para salvar.
- O Outlook salvará todos os e-mails selecionados em um único arquivo .txt. Você pode usar seu editor de texto para acessá-los.
Se quiser salvá-los em arquivos .txt separados, você precisará salvar cada e-mail separadamente. Plug-ins adicionais do Outlook disponível online pode estender este recurso para salvar e-mails em .txt separados ou formatos de arquivo alternativos.
Uma nova aparência no Outlook
Com o recurso de exportação integrado do Outlook, você pode fazer backup e restaurar e-mails no caso de perder o acesso à sua conta de e-mail, seja devido a uma senha perdida ou ser hackeado. Com a comunicação online sendo tão predominante, dedicar alguns minutos do seu tempo para fazer backup de e-mails regularmente pode evitar a dor de cabeça de mexer em arquivos perdidos.
Com que frequência você exporta e-mails do Outlook? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.
