Como clonar ou criar cópias de rascunhos no Gmail

Outro dia me fizeram uma pergunta ao mostrar a alguém como usar o Gmail, e não foi a primeira vez que ouvi isso. A pergunta era 'Como faço para criar cópias de rascunhos no Gmail para que não demore tanto para responder aos clientes?' Como tento responder a perguntas regularmente aqui no TechJunkie, achei que este era um candidato excelente.

O que a questão realmente está perguntando é mais sobre modelos de e-mail do que salvar cópias de um rascunho. Eu estava mostrando a alguém como configurar autoresponders e marcadores para seu novo e-mail comercial. Eles queriam alguns e-mails padronizados para enviar aos clientes, a fim de mantê-los informados sem ficarem atolados pelo administrador o dia todo. A resposta é criar modelos de e-mail.

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Você pode criar cópias destes e mantê-los como rascunhos, se preferir, mas você pode fazer muito mais com os modelos.

Modelos de email

Os modelos de e-mail são uma graça salvadora de todos os proprietários de pequenas empresas ou daqueles que dizem as mesmas coisas nos mesmos tipos de e-mail. Eu os uso desde que comecei meu próprio negócio e eles me salvaram muitas centenas de horas ao longo dos anos.

Os modelos de e-mail também podem fazer você parecer mais profissional. Você pode responder com mais rapidez e um simples 'Obrigado pelo seu e-mail, alguém de nossa equipe entrará em contato com você diretamente em 24 horas' pode fazer o cliente se sentir valorizado. Considerando como é fácil de fazer, eu recomendo altamente usá-los.

Como faço para criar modelos de e-mail no Gmail?

O Gmail chama modelos de respostas prontas e você deve habilitar o recurso antes de poder utilizá-los. Uma vez feito isso, você pode criar quantos modelos de e-mail desejar.

1. Abra o Gmail e faça login.
2. Selecione o ícone do menu de engrenagem no canto superior esquerdo e selecione Configurações.
3. Selecione a guia Labs.
4. Alterne Respostas predeterminadas (modelos) para Ativar.
5. Selecione Salvar alterações na parte inferior da página.

Agora que o recurso está ativado, podemos começar a criar modelos. Você faz isso na caixa de entrada do Gmail, então é para lá que iremos a seguir.

1. Selecione Compor e-mail da sua caixa de entrada.
2. Crie o e-mail que deseja criar normalmente.
3. Selecione a seta cinza para baixo no canto inferior direito da janela do e-mail.
4. Selecione Respostas predeterminadas e Nova resposta predeterminada.
5. Dê a ele um nome significativo e selecione OK para salvar.

Depois de salvar sua resposta automática, você pode excluir o rascunho com segurança.

Ao redigir sua resposta automática, você precisa equilibrar o toque pessoal com ser genérico o suficiente para não ofender ninguém. Isso significa deixar coisas como nomes e datas fora do e-mail e substituí-lo por escalas de tempo. Ou você pode adicionar esses toques pessoais manualmente antes de enviar. O último é preferível, pois o toque pessoal cria um relacionamento no qual você pode construir. Porém, nem sempre é possível, então você deve usar seu bom senso.

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Usando o seu modelo de e-mail

Agora que você criou seu modelo de e-mail, ou resposta automática, é hora de usá-lo. Quando você receber sua primeira oportunidade de utilizar o modelo, faça o seguinte:

1. Selecione Responder no e-mail ao qual deseja responder.
2. Selecione a seta cinza para baixo na parte inferior direita da tela.
3. Selecione Respostas predeterminadas e selecione a resposta que você criou.
4. Adicione dados personalizados para tornar o e-mail relevante.
5. Mandar.

Você pode fazer a mesma coisa usando Compose e criando um novo e-mail, mas acho o método de resposta muito mais rápido.

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Usando sua resposta automática como uma resposta automática por e-mail

Levando o modelo de e-mail um passo adiante, que tal configurar uma resposta automática como uma resposta automática para um e-mail recebido. Você terá que manter sua resposta pronta genérica, mas é uma ótima maneira de reconhecer pedidos ou dúvidas e construir um bom relacionamento com seu cliente.

1. Abra Configurações no Gmail e selecione a guia Filtros.
2. Selecione o link de texto Criar um Novo Filtro.
3. Crie um critério para acionar o filtro. Isso provavelmente será exclusivo para você, então selecione algo que funcione.
4. Selecione Criar filtro com esta pesquisa no canto inferior direito da janela.
5. Selecione Enviar resposta automática e a resposta que deseja usar.
6. Selecione Criar filtro.

Agora, sempre que os critérios do filtro forem atendidos, o Gmail enviará sua resposta automática automaticamente. Isso é ideal para reconhecimentos ou atualizações e pode ser configurado para disparar de várias maneiras. É impossível para mim listá-los todos aqui, mas você reconhecerá um padrão em seus e-mails que pode usar. Por exemplo, todos os e-mails enviados para o seu endereço de e-mail ‘[e-mail protegido]’ ou qualquer e-mail que contenha a palavra ‘Pedido’. Você entendeu a ideia.