Recentemente, recebi vários e-mails perguntando onde encontrar a configuração para forçar o Outlook a sempre enviar em formato HTML, mesmo em resposta a uma mensagem recebida em texto simples. Lamento decepcionar, mas não existe e por um bom motivo: o Outlook responde no mesmo formato da mensagem original, então você não responde em HTML a alguém cujo cliente não entenda.
Se alguém lhe enviar um e-mail em texto simples, pode ser por alguns motivos - porque o cliente não entende HTML ou porque prefere texto simples - enquanto se você receber um e-mail em formato HTML, pode ter certeza de que o e-mail do remetente o cliente entende HTML e você pode responder no mesmo formato sem nenhum problema. Resumindo, o recebimento de um e-mail de texto simples não permite inferências sobre se o cliente de envio de e-mail pode ou não entender HTML.
Pode ser considerado descortês ou desrespeitoso responder em HTML
Os formatos HTML e MIME nunca estiveram na especificação de e-mail original, mas foram adições posteriores e, apesar do que muitas pessoas pensam, há um número considerável de clientes de e-mail ainda em uso que não conseguem entender HTML. O HTML não é convertido automaticamente em texto simples na extremidade receptora, como algumas pessoas acreditam. O texto da mensagem é, na verdade, enviado duas vezes, uma em texto simples e novamente em HTML, ambos embalados em um envelope MIME dentro da mensagem de e-mail, e é deixado para o cliente de e-mail do destinatário decidir qual versão exibir.
Se você enviar um e-mail em HTML para um desses clientes de e-mail mais antigos que só entende texto simples, ele exibirá o envelope MIME, o texto simples e o código-fonte da versão HTML de uma só vez, o que parecerá algo sem sentido para muitas pessoas e fazer com que desistam e excluam sua mensagem.
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Esteja o destinatário usando um cliente de e-mail mais antigo ou tenha escolhido deliberadamente enviar texto simples, pode ser considerado descortês ou desrespeitoso responder em HTML. Imagine que você está na Itália e pode falar alemão e italiano: alguém se aproxima de você na rua e pergunta Dove si trova la stazione, per favore? Certamente você responderia em italiano?
Se você tiver certeza de que o cliente de e-mail do remetente pode aceitar HTML e que ele não se importará com a alteração do formato de sua conversa, é fácil fazer isso, pois todas as ferramentas estão na guia Formatar texto da faixa de opções. Se você tiver uma assinatura que é inserida automaticamente em suas respostas, ela não será convertida automaticamente e permanecerá em texto simples, então você precisará clicar com o botão direito do mouse na assinatura na mensagem ou clicar na ferramenta Assinatura no fita e escolha a assinatura novamente, o que altera a assinatura já na mensagem.
Eu só mudaria o formato de uma resposta se precisasse dos recursos de formatação do e-mail em HTML para garantir que meu significado fosse claro, e tinha certeza de que o cliente de e-mail do remetente pode lidar com HTML, o que requer conhecimento que o Outlook não fornece - embora talvez devesse.
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Uma solução seria se o Outlook se lembrasse se você já recebeu um e-mail em HTML de cada endereço específico e também que proporção dos e-mails que você recebe desse endereço é de texto simples. Seu cliente de e-mail poderia então saber se o HTML provavelmente seria aceitável para o destinatário e se oferecer para mudar de texto simples para HTML para responder. Cada usuário pode ajustar os limites para as opções Texto Simples, Pergunte-me e HTML, e você poderá escolher se 90% ou mais do e-mail deste remetente está em Texto Simples e, em seguida, responder em Texto Simples ou se Eu recebo 10% ou menos da correspondência deste remetente em Texto Simples, depois respondo em HTML, ou se eu receber mais de 10%, mas menos de 90%, da correspondência deste remetente em Texto Simples, pergunte-me o formato de resposta.
É muito processamento extra a ser feito ao receber cada e-mail, bem como uma carga adicional de IU para os usuários, e como a maioria das pessoas nem mesmo entenderia as perguntas, muito menos as consequências de sua escolha, pode muito bem ser mais um aborrecimento eles poderiam passar sem. Em suma, é mais simples proibir apenas respostas em HTML.