Nós temos visto nas armadilhas de usar um aplicativo de planilha como o Excel para armazenar listas de dados. Essa abordagem pode parecer a melhor solução no início, mas você pode ter problemas para compartilhar esses dados com vários usuários, validar o conteúdo ou até mesmo navegar em seus dados. Por quê? Porque você está usando uma ferramenta que não foi projetada para fazer o trabalho.
Agora vamos considerar um caso imaginário (mas típico) de uma empresa usando uma lista baseada em planilha e ver como isso pode ser convertido em um aplicativo de banco de dados para superar esses problemas.
Como as pastas de trabalho saem do controle
Nossa lista começou como um simples registro de projetos realizados para clientes. Conforme a empresa crescia, também crescia o número de clientes, com nomes e detalhes de contato adicionados à pasta de trabalho. Além disso, era necessária alguma forma de registrar o que vários membros da equipe estavam fazendo nesses projetos, de modo que ainda mais dados foram adicionados a esta apostila.
Nesse ponto, a abordagem da planilha tornou-se impraticável: havia muitas pessoas tentando mantê-la atualizada, geralmente ao mesmo tempo. A empresa tentou instituir um rodízio, para que as pessoas se revezassem para atualizar a apostila, mas isso significava que algumas tarefas eram esquecidas antes de serem registradas.
No final, as pessoas configuram suas próprias pastas de trabalho para controlar suas tarefas, às vezes lembrando-se de copiar os dados para a pasta de trabalho principal no final da semana. Os funcionários desenvolveram suas próprias abreviações para esses livros e alguns mudaram a formatação e a ordem das colunas para se adequar à sua maneira de trabalhar. Copiar esses dados para a pasta de trabalho principal resultou em uma bagunça horrível.
Este pode ser um exemplo inventado, mas eu realmente vi todas essas práticas na vida real. Vamos dar uma olhada em alguns dos problemas levantados por esse método de trabalho.
Muitos problemas
Você pode ver a primeira folha de nossa planilha imaginária. A primeira coluna detalha o nome do projeto ao qual cada entrada se refere. Alguns desses nomes são longos, entretanto, a equipe pode ter ficado tentada a usar abreviações; como resultado, erros de digitação surgiram. Isso torna difícil vincular quais tarefas pertencem a qual projeto. A solução não precisa ser difícil: você pode escolher um nome curto para cada projeto com o qual todos concordam ou dar a cada projeto um número de identificação e traduzi-lo para o nome do projeto automaticamente.
Há um problema semelhante com a coluna Iniciado. Algumas células contêm uma data, mas outras registram apenas um mês - e um ou dois registros apenas dizem Sim. O Excel oferece suporte à validação de dados, então é possível garantir que células específicas sempre contenham dados de um tipo específico - mas quando uma planilha é desenvolvida de forma ad hoc, raramente é usada.
Nesse ponto, a abordagem da planilha se torna impraticável: havia muitas pessoas tentando mantê-la atualizada
Você não terá esse problema em um aplicativo de banco de dados, já que o tipo de dados do campo será corrigido desde o início. Se você não sabe a data exata em que o trabalho começou, você pode usar o primeiro dia do mês, ou 1º de janeiro, se você souber apenas o ano. Se o projeto ainda não foi iniciado, você pode deixar o campo em branco - um NULL em termos de banco de dados. Se você sabia que o projeto foi iniciado, mas não sabe quando, pode usar uma data que normalmente seria impossível para seus dados, como 01/01/1900. Imediatamente fica fácil classificar os projetos e obter uma visão geral cronológica da atividade.
Um desafio mais sutil é apresentado pela coluna chamada Cliente. As entradas nesta coluna não estão vinculadas a mais nada na pasta de trabalho, mas há uma lista de clientes na planilha 1, que é provavelmente a que se refere. Armazenar várias listas dos mesmos itens, referenciados por nomes diferentes, é confuso. Você precisa esclarecer a nomenclatura e definir um nome inequívoco para esta entidade: eles são clientes ou clientes?
A coluna Status é outra onde não houve validação, então as pessoas optaram novamente por escrever o que quiserem. Seria melhor estabelecer uma lista curta de todos os valores permitidos.
A segunda folha - Folha 1 - é igualmente problemática. Para começar, o nome da folha não é descritivo. O que ele realmente contém é uma lista com o cabeçalho Clientes, mas não está formatada como uma tabela no Excel: o endereço está em um campo, o que limita sua capacidade de usar as ferramentas integradas do Excel para pesquisar ou classificá-lo. Você poderia, por exemplo, filtrar por endereços que contenham Cardiff, mas os resultados também incluiriam aqueles em Cardiff Road em Newport.
Quando se trata de endereços, a melhor abordagem é usar campos separados para o código postal, condado, cidade e rua (embora as informações do condado sejam opcionais para endereços no Reino Unido - consulte Sem condados, por favor, somos britânicos). A rua deve conter tudo o que não está nas outras partes do endereço.
Há um campo de contato, que também apresenta problemas. Onde temos vários contatos em uma empresa de cliente único, seus nomes foram agrupados neste campo, com seus números de telefone e endereços de e-mail colocados de forma semelhante em outros campos. Será um desafio separá-los - especialmente se houver três nomes no campo Contato, mas apenas dois números de telefone.
A última coluna desta folha é intitulada Último contato: os funcionários devem atualizar isso sempre que fizerem contato com um cliente. Uma vez que esta informação é uma coisa extra para o funcionário se lembrar, e não há garantia de que o fará - especialmente porque está escondida em uma segunda folha - ela não é confiável. Isso é realmente algo que o computador deveria rastrear automaticamente.
Por fim, chegamos às planilhas de Tarefas, que detalham as tarefas e comentários de cada trabalhador. Eles não são nomeados de forma consistente e não contêm as mesmas colunas na mesma ordem. Embora faça sentido para usuários individuais inserirem seus dados em suas próprias planilhas, a falta de coerência torna difícil agrupar e analisar os dados. Quando um gerente deseja ver o trabalho realizado em cada projeto, por exemplo, todas as tarefas devem ser copiadas manualmente das planilhas individuais em uma lista antes de serem classificadas e relatadas.
Construindo seu banco de dados
Resolver esses problemas levará algum trabalho, possivelmente vários dias. Como os usuários provavelmente terão que continuar a usar o sistema antigo enquanto construímos um novo, é melhor fazer uma cópia das pastas de trabalho existentes para trabalhar. Isso significa que queremos documentar todas as etapas da conversão dos dados, para que possamos fazer isso de novo rapidamente quando chegar a hora de mudar para o novo sistema.
A primeira coisa que você precisa fazer é limpar os dados da pasta de trabalho do Excel. Usar Localizar e substituir pode ajudar, e você deve excluir qualquer coluna ou linha que não contenha dados (exceto para a linha do título da coluna, que deve ser mantida). Adicione uma coluna de ID a cada folha, na coluna A, e preencha-a com números incrementais digitando 1 na primeira célula, selecionando na parte inferior dos dados (Shift + End, Abaixo) e usando o comando Preencher para baixo (Ctrl + D ) Crie uma lista mestre de nomes de projeto e, sempre que um nome de projeto for registrado, use a função VLookup () para confirmar seu número de ID mestre; se não houver número, há uma inconsistência em seus dados.
Assim que seus dados estiverem limpos, é hora de projetar um novo banco de dados para armazená-los. Usaremos o Access 2013, porque em nosso exemplo teórico ele está disponível para todos os nossos usuários por meio de nossa assinatura do Office 365. Ao criar um novo banco de dados do Access, você tem a opção de criá-lo como um Access Web App ou um Access Desktop Database. Os Web Apps possuem interface simplificada e podem ser usados apenas se você tiver o Office 365 com SharePoint Online ou SharePoint Server 2013 com Access Services e SQL Server 2012. Usaremos o Desktop Database tradicional, pois oferece mais opções e maior controle sobre o experiência de usuário.
Selecione para criar um novo Desktop Database e nomeie-o: O Access cria uma nova tabela chamada Tabela 1 e coloca você na Visualização de design com uma coluna, chamada ID. Aqui você pode projetar as tabelas de que precisará em seu banco de dados. Cada tabela deve ter um campo de ID (um inteiro incremental automaticamente), mas para evitar confusão, é melhor dar a ela um nome mais descritivo. Na tabela Projetos, seria ProjectID, CustomerID na tabela Clientes e assim por diante.
Você pode definir o tipo de dados para cada coluna criada e precisa dar um nome a cada coluna e definir quaisquer outras propriedades e formatação conforme apropriado para o campo. Assim como no campo ID, certifique-se de que os nomes das colunas deixem claro quais dados devem ser incluídos no campo - então, por exemplo, use ProjectName em vez de apenas Name, DueDate em vez de Due. Você pode usar o botão Nome e Legenda na faixa de opções para criar uma legenda abreviada e também o nome explícito. Você pode usar espaços nos nomes das colunas, mas terá que colocá-los entre colchetes ao escrever consultas e relatórios.
Embora faça sentido para os usuários inserirem seus dados em suas próprias planilhas, a falta de coerência torna difícil a análise
Defina a formatação em colunas como PercentageComplete como Percent e as datas como ShortDate e também o comprimento máximo dos campos de texto como um valor razoável, ou todos terão 255 caracteres. Lembre-se de que algumas palavras (como Data) são reservadas, então você não pode usá-las como nomes de coluna: use TaskDate ou algo mais descritivo.
Quando se trata de colunas nas quais você deseja pesquisar um valor em outra tabela (como a coluna Cliente na tabela Projetos), defina essas outras tabelas no Access antes de adicionar a coluna de pesquisa. Quando se trata de Status, a opção mais simples é apenas digitar os valores a serem mostrados na lista suspensa - mas isso torna difícil adicionar ou editar a lista de valores possíveis posteriormente. A menos que você esteja lidando com uma pequena lista onde os valores possíveis são improváveis de mudar - como um campo que registra o sexo de alguém - é uma ideia melhor criar outra tabela para entradas como ProjectStatus. Isso permite que você adicione facilmente opções extras à lista no futuro, sem uma alteração na programação.
Aprimoramentos
Enquanto projetamos nosso banco de dados, podemos implementar melhorias em relação à antiga maneira de fazer as coisas baseada em planilhas. Uma reclamação de nossos usuários com suas pastas de trabalho do Excel era que cada tarefa continha apenas uma célula para comentários e, às vezes, eles precisavam fazer mais de um comentário sobre uma tarefa - ou, o supervisor precisava fazer um comentário sobre uma tarefa e, em seguida, o usuário responder a isso. Empurrar tudo em uma única célula tornava difícil ver quando e por quem os comentários eram feitos. Podemos fazer melhor criando uma tabela separada para comentários, vinculada à tabela Tarefas. Desta forma, cada tarefa pode ter quantos comentários forem necessários, com campos separados para a data, nome de usuário e texto de cada um.
Outro aprimoramento que podemos fazer é definir entradas como ProjectStatus para serem exibidas em uma ordem específica, em vez de alfabeticamente - por exemplo, você pode querer que Concluído fique no final da lista. Para fazer isso, adicione uma coluna DisplayOrder e use-a para classificar a lista de pesquisa. Não fique tentado a usar o campo ID; com isso, qualquer novo registro só poderia ir para o final da lista.
Para garantir que nossos dados permaneçam limpos, podemos marcar os campos que o usuário deve preencher como Obrigatórios e adicionar validação para garantir que os dados inseridos estejam no formulário correto. Você pode tornar a vida mais fácil definindo valores padrão razoáveis: o campo CommentDate na tabela Comentários pode ter seu valor padrão definido como = Data (), que irá automaticamente definir a data de hoje sempre que um novo comentário for criado. Você pode usar a validação junto com uma coluna Retirada em uma tabela (um booleano) para impedir que os usuários adicionem novos registros com valores específicos. Isso permite que você mantenha os valores históricos que costumavam ser válidos, mas que não são mais usados. Esses recursos podem ser encontrados em Ferramentas de Tabela | Guia Campos na faixa de opções ou nas Propriedades do Campo na Visualização de Design de Tabela
Importando seus dados
Assim que suas tabelas estiverem configuradas, você pode usar a página Dados externos | Importar e vincular | Botão Excel na faixa de opções para anexar os dados de sua pasta de trabalho do Excel às tabelas em seu banco de dados Access. Faça um backup do seu banco de dados Access em branco antes de começar, caso algo dê errado, e comece preenchendo as pequenas tabelas manualmente, se necessário. Faça outro backup assim que isso for feito, para que você possa voltar a este ponto se algo der errado nas etapas a seguir.
Agora importe as tabelas principais que não dependem de nenhuma outra tabela, como Clientes, antes de terminar com as tabelas que têm relacionamentos, como Projetos e Tarefas. Se você reorganizar e renomear as colunas em sua pasta de trabalho do Excel para coincidir com os campos em seu banco de dados do Access, você não deve ter nenhuma dificuldade para importar os dados. Lembre-se de anotar tudo o que fizer para que possa repetir mais tarde se precisar converter os dados novamente.
Depois que os dados são importados, as tabelas na Visualização de Folha de Dados devem funcionar da mesma forma que as planilhas do Excel - mas com validação, pesquisa e classificação de dados muito melhores. Se desejar, você pode agora começar a projetar novos formulários e relatórios com base nestes dados: por exemplo, um formulário Mestre / Detalhe para Projetos pode mostrar os dados de um Projeto no topo do formulário e uma grade de Tarefas para aquele projeto na parte inferior.
Você também pode configurar um formulário Minhas tarefas que lista todas as tarefas pendentes para o usuário atual e um relatório de Tarefas atrasadas que relaciona todas as tarefas pendentes para todos os usuários que já passaram da data de vencimento.
Sem condados, por favor, somos britânicos
Se você estiver armazenando endereços em seu banco de dados, é importante entender quais informações você realmente precisa. Embora as informações do condado possam ser úteis para marketing - e podem ser necessárias para alguns endereços no exterior - não são mais usadas oficialmente em endereços no Reino Unido.
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O motivo é que os endereços postais do Reino Unido contam com o conceito de uma cidade postal, onde a correspondência para você é enviada e classificada antes de ser entregue em sua porta. Nem todas as cidades ou vilas são servidas por cidades postais no mesmo condado - por exemplo, Melbourn (em Cambridgeshire) recebe seu correio através de Royston (em Hertfordshire) - portanto, especificar um condado no endereço não ajuda necessariamente ninguém.
Para evitar confusão, os Correios pararam de usar condados em endereços em 1996, recorrendo a informações de código postal - e em 2016, planeja remover nomes de condados do arquivo de dados de alias de informações de endereço suplementares. Portanto, se você incluir um condado em um endereço no Reino Unido, ele será simplesmente ignorado.
