Qual é a melhor maneira de sincronizar e-mail entre dispositivos?

Quantos dispositivos com capacidade de e-mail você possui? E quantos você usa regularmente? Para mim é um desktop no escritório, um laptop Windows robusto e potente que uso em casa e um mais portátil que carrego em viagens, um Mac, três tablets (viagem, cabeceira e mesa de centro) e talvez quatro telefones diferentes que Estou testando a qualquer momento.

Agora percebo que não sou um usuário típico, especialmente porque três dos telefones e um dos tablets estão emprestados, mas não acho que seja incomum alguém ter um PC de trabalho, um PC doméstico, um laptop, um telefone e possivelmente um tablet, todos precisando de acesso à mesma conta de e-mail. Ou, mais provavelmente, várias contas.

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Não acho que seja incomum ter um PC de trabalho, um PC doméstico, um laptop, um telefone e possivelmente um tablet

Existem problemas, no entanto, e eles não surgem tanto de enviar ou receber e-mail - a maioria dos dispositivos hoje em dia vem com clientes brilhantes para fazer isso. Não, o que incomoda as pessoas é manter seus emails devidamente sincronizados em vários computadores e dispositivos portáteis. Se você ainda estiver trabalhando com POP3 (e muitas pessoas são forçadas a), um determinado e-mail recebido pode ter sido baixado em um dispositivo e excluído do servidor; então, se quiser responder de seu telefone ou tablet, você descobrirá que não está lá. Da mesma forma, se você respondeu a um e-mail algumas semanas atrás e deseja consultá-lo na pasta Itens enviados - novamente, com uma configuração POP3 tradicional - você precisará estar na mesma máquina para fazer isso. É muito bagunçado.

Há uma série de soluções e vou passar por várias aqui - minha lista não será abrangente e tenho certeza de que alguns de vocês terão outras (provavelmente melhores) ideias, então sinta-se à vontade para adicionar um comentário abaixo.

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O básico

Vamos começar com o básico. Por padrão, a maioria dos clientes de e-mail excluirá um e-mail de um servidor POP3 assim que for baixado: você geralmente encontrará uma opção enterrada em algum lugar nas configurações ou opções, para deixar o e-mail no servidor por xx dias. Defina isso para algo como 30 dias, ou o que for adequado ao seu ambiente de trabalho, e pelo menos você receberá todos os seus e-mails em todos os seus dispositivos. Você precisará ajustar o período de tempo para o máximo que um único dispositivo possa ficar na mesa sem você usá-lo. Ah, e o que é de vital importância é que você precisa fazer essa alteração de configuração em todos os seus clientes POP3 - deixe apenas um na configuração padrão e ele encerrará a configuração completamente.

E os emails enviados? Como você consegue isso em todos os seus dispositivos? Bem, talvez seja um pouco desajeitado, mas a maneira mais simples é enviar em CC (ou de preferência em BCC) todos os seus e-mails para você mesmo. Na verdade, você poderá configurar muitos clientes de e-mail para fazer isso automaticamente. Com outros, o Outlook sendo um exemplo, você pode criar uma regra para encaminhar automaticamente todos os e-mails enviados para outro endereço, e este pode ser o seu próprio endereço, retornando assim os e-mails para sua própria conta.

Infelizmente, com o Outlook 2010, você só pode CC, não BCC, esses e-mails, o que não é um grande problema, mas pode parecer estranho quando outras pessoas veem que você está se colocando como cópia em todos os seus e-mails Existe uma maneira de contornar isso usando o código VB personalizado, e talvez seja algo ao qual retornarei no futuro.

Muitas pessoas simplesmente não querem que o Google tenha acesso a todos os seus e-mails e os direcione com anúncios e serviços baseados no conteúdo

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Outra opção, e vejo que muitas pessoas recomendam, é configurar uma conta do Gmail ou do Hotmail e usá-la como arquivo de e-mail, encaminhando suas mensagens de entrada e de saída para lá. Funciona bem, mas não acho muito conveniente - se você está procurando um e-mail de um ano atrás, por exemplo, mas tem apenas uma vaga noção do nome da pessoa com quem estava se comunicando, você termina fazendo várias pesquisas em dois lugares diferentes.

Você pode perguntar, por que não usar o Gmail como seu provedor de e-mail principal? Esta é uma opção, especialmente se você usar a versão do Apps que permite usar seu nome de domínio (acredito que nosso estimado editor RWC Dick Pountain faz isso). Surgem problemas se você tiver que acessar e agir de acordo com e-mails de várias fontes - por exemplo, eu tenho um servidor de e-mail que cuida de e-mails pessoais e do PC Pro, então cst-group.com para minha agência web, demographix.com para a pesquisa online empresa com a qual ajudo e mais algumas. A maioria das pessoas não pode forçar seu empregador ou ISP a usar o Gmail!

Também há um problema potencial de espionagem, já que muitas pessoas simplesmente não querem que o Google tenha acesso a todos os seus e-mails e os direcione com anúncios e serviços baseados no conteúdo. Claro, você pode desativar isso nas configurações do Gmail, mas nunca vi uma declaração clara do Google sobre se isso realmente desativa a verificação de e-mail ou simplesmente não exibe anúncios direcionados. Por todos esses motivos, o Gmail e o Hotmail simplesmente não serão opções viáveis ​​para muitas pessoas, seja como provedores principais ou como arquivos de e-mail.