Por duas décadas, o SharePoint tem sido o sistema de colaboração ideal para empresas em todo o mundo. Os recursos altamente avançados da plataforma criam um ambiente seguro para troca de informações, registro de dados e compartilhamento de documentos.
Um desses recursos permite que você abra um arquivo do SharePoint, mesmo que você não seja um usuário comum. Neste artigo, abordaremos os fundamentos do compartilhamento externo – desde como compartilhar com usuários externos até que tipo de arquivos você pode incluir.
Compartilhe documentos usando o SharePoint
O SharePoint permite que você armazene e compartilhe arquivos usando o navegador da Web escolhido. É compatível com quase todos os mecanismos e dispositivos de pesquisa. Você também pode sincronizá-lo com outros serviços de armazenamento em nuvem, como OneDrive .
A plataforma é adequada para compartilhar todos os tipos de formatos de arquivo. A interface é relativamente fácil de ler, então o processo é bastante simples. Veja como compartilhar documentos usando o SharePoint:
- Abra seu navegador e vá para office.com/signin . Faça login com sua conta da Microsoft usando seu e-mail, número de telefone ou perfil do Skype. Se você não estiver cadastrado, clique no link abaixo para criar uma conta.
- Percorra seus arquivos. Destaque os que você deseja compartilhar. O SharePoint também permite selecionar pastas inteiras. Clique no botão Compartilhar no canto superior esquerdo.
- Clique na seta para baixo para abrir um menu suspenso. Selecione uma das opções de compartilhamento de link.
- Para permitir o acesso a qualquer pessoa com o link, escolha Qualquer pessoa.
- Para compartilhar o arquivo com seus colegas de trabalho, selecione Pessoas em .
- Se você deseja compartilhar apenas com pessoas específicas, insira seus nomes no campo apropriado.
- Se você quiser adicionar mais instruções, você pode escrever uma mensagem.
- Quando terminar, clique em Aplicar.
Uma maneira mais rápida de fazer isso é criar um link que leve a um arquivo específico. Você pode anexar o URL a uma mensagem de texto ou copiá-lo para um site diferente. A pessoa que receber o link poderá compartilhá-lo com outras pessoas também. Veja como fazer:
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- Acesse sua conta em office.com/signin .
- Clique na guia Copiar Link no SharePoint.
- Escolha uma opção de compartilhamento no menu suspenso. Clique em Aplicar para criar o link.
- Use os atalhos de teclado CTRL + C e CTRL + V quando quiser copiar/colar o link. Você também pode fazer isso clicando com o botão direito do mouse na URL e selecionando as opções na lista suspensa.
Compartilhar um site usando o SharePoint
O SharePoint não limita você a compartilhar arquivos e pastas. Você também pode compartilhar seu site inteiro com usuários externos e membros do seu diretório. Veja como fazer:
- Faça login na sua conta do SharePoint.
- Clique no botão Compartilhar Site.
- Uma nova janela se abrirá. Digite o nome da pessoa ou grupo que deseja adicionar ao site. Você também pode compartilhar o site com toda a organização. Basta digitar Todos, exceto Usuários Externos na caixa de diálogo.
- Defina o nível de permissão desejado. Você pode permitir que as pessoas visualizem, editem ou gerenciem totalmente o site.
- Se desejar, você pode anexar uma mensagem contendo informações ou instruções adicionais.
- Clique em Compartilhar quando terminar.
Compartilhe qualquer coisa usando o SharePoint Teams
Com o SharePoint Team, você e seus colegas de trabalho podem trocar documentos, arquivos de mídia e aplicativos de forma contínua e regular. O portal destina-se a aumentar a produtividade e otimizar a colaboração do projeto.
Como membro da equipe, você pode acessar todos os links para diretórios, arquivos e sites relevantes na página inicial do portal. Você também pode usar o feed de atividades para acompanhar as interações do site.
O SharePoint Team tem uma guia Arquivos com uma ampla variedade de recursos. Qualquer membro pode usar esses recursos para editar arquivos compartilhados e personalizar o portal. Segue uma lista de opções:
- Acesse recursos adicionais na seção Novo arquivo.
- Sincronize os arquivos com a unidade local correspondente.
- Altere a visualização para tornar a interface do portal mais organizada. Várias opções estão disponíveis, incluindo exibição de lista, exibição de blocos e exibição compacta.
- Elimine malware ou arquivos indesejados ou relate arquivos suspeitos.
- Carregar e fazer check-in de arquivos.
- Confira e baixe os arquivos.
- Reorganize a ordem dos arquivos.
Gerenciar configurações de compartilhamento de convidados do SharePoint
Se você for um administrador global ou do SharePoint, terá autoridade para personalizar as configurações de compartilhamento para toda a organização. Isso significa que você decide o nível de participação dos usuários convidados no servidor do SharePoint. Existem várias configurações de compartilhamento que você pode escolher, dependendo de suas necessidades. Veja como gerenciar as configurações de compartilhamento de convidados:
- Abra seu navegador e faça login na sua conta de administrador.
- Abra a guia Compartilhamento Externo.
- Selecione o nível de compartilhamento desejado para sua organização. Normalmente, a configuração padrão é Qualquer pessoa.
Diferentes configurações de compartilhamento implicam em diferentes níveis de acesso. Certifique-se de escolher um que corresponda ao tipo de documento que você está compartilhando. Aqui está um rápido detalhamento de cada configuração de compartilhamento:
- Qualquer um. Essa configuração permite que os usuários compartilhem links que não exigem autenticação. Isso significa que eles podem enviá-lo para convidados existentes e novos. Como administrador, você pode definir uma data de expiração para cada link.
- Convidados novos e existentes. Com essa configuração, os convidados precisam entrar com sua conta da Microsoft para acessar o link. Eles também podem usar o ID de usuário da escola ou da empresa. É porque esses tipos de links exigem códigos de verificação de identidade.
- Apenas convidados existentes. Dessa forma, você poderá compartilhar arquivos com convidados do seu diretório. Isso inclui qualquer pessoa que tenha aceitado seus convites no passado. Também se refere aos convidados que você adicionou manualmente via Azure B2B ou recursos colaborativos semelhantes.
- Apenas membros da sua organização. Se você deseja impedir que usuários externos acessem seu diretório, escolha esta configuração. Ele desativa o recurso de compartilhamento externo e mantém todos os arquivos em sua organização.
Se você desabilitar o compartilhamento externo e ativá-lo novamente, os convidados que receberam acesso anteriormente ainda poderão ingressar no servidor. Se você não quiser que os convidados recuperem o acesso a sites específicos, desative a configuração para esses sites individualmente.
Perguntas frequentes sobre o compartilhamento de convidados do SharePoint
Como faço para ativar e desativar o compartilhamento externo sempre que precisar?
Os arquivos que você salva no servidor do SharePoint podem ser acessados por todos com permissão do site. No entanto, você pode compartilhar determinados arquivos com pessoas que não usam o SharePoint regularmente. É aí que entra o recurso de compartilhamento externo.
Para ativar a configuração, você precisa ser um gerente do SharePoint no Microsoft 365. Os gerentes de site não têm autoridade para habilitar ou desabilitar o compartilhamento externo. Veja como fazer:
1. Faça login na página da Web do centro de administração do SharePoint.
2. Navegue até a coluna do lado esquerdo. Escolha um site da lista.
3. Clique no círculo ao lado da opção de compartilhamento que deseja ativar.
As opções disponíveis são determinadas no nível da empresa. Se você desabilitar o compartilhamento externo em um site específico, todos os links que você compartilhou nele não funcionarão mais.
O que os hóspedes podem fazer com meus documentos compartilhados?
Ao compartilhar um link, você pode determinar se a pessoa que o abre pode fazer alterações no arquivo. Se você marcar a caixa Permitir edições, veja o que outros usuários podem fazer depois de receber o link:
• Tanto o upload quanto o download de arquivos e pastas para o servidor.
• Crie novas pastas e carregue novos arquivos.
• Remova os arquivos do servidor SharePoint.
• Edite itens e pastas existentes.
• Transfira arquivos de uma pasta para outra.
• Altere o nome e o formato de um arquivo específico.
• Compartilhe os links dos arquivos com outras pessoas.
Mesmo com a edição habilitada, algumas coisas ainda estão fora dos limites. Aqui está o que o receptor não pode fazer:
• Edite ou renomeie um diretório raiz. Isso vale para outras pastas de alta hierarquia.
• Abra outras pastas do seu servidor SharePoint. Eles só podem visualizar e editar os que você compartilhou.
• Acesse qualquer outra coisa em seu site do SharePoint sem permissão.
Há também três configurações de compartilhamento disponíveis para usuários convidados em seu diretório. Você pode escolher qualquer uma das seguintes opções:
• Qualquer pessoa (o link pode ser acessado sem verificação).
• Novos Convidados (o link exige que o Convidado verifique sua identidade). Os convidados existentes também podem acessar esses links depois de entrarem com uma conta da Microsoft.
• Apenas Convidados Existentes (o compartilhamento é limitado aos Convidados que já estão incluídos em seu diretório).
• Apenas membros da sua organização (nenhum convidado externo pode acessar o link).
O que posso compartilhar usando o Microsoft SharePoint?
O SharePoint oferece suporte a todos os tipos de formatos de arquivo. Você pode fazer upload de qualquer coisa para o seu diretório sem problemas.
No entanto, as versões mais antigas têm problemas com tipos de arquivo específicos. Por exemplo, as seguintes extensões estão completamente bloqueadas no servidor de 2016:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .sabão
• .json
• .xamlx
Felizmente, o servidor atual não tem essa limitação. A partir de agora, não há formatos e extensões banidos do SharePoint.
Compartilhar é se importar
O SharePoint traz ordem ao local de trabalho online. Os recursos avançados do sistema permitem que você compartilhe arquivos e sites inteiros em apenas algumas etapas simples.
Há uma configuração de compartilhamento preferencial para cada situação e tipo de link. Os administradores globais e do SharePoint podem até habilitar o compartilhamento externo e gerenciar as configurações de convidado para toda a organização.
Você e seus colegas de trabalho usam o SharePoint para trocar arquivos? Existe um sistema de colaboração diferente que você prefere? Comente abaixo e compartilhe seus pensamentos sobre o recurso de compartilhamento externo.
