Adicionar uma assinatura à sua mensagem de e-mail dá a ela um toque de profissionalismo. Colocar um logotipo e suas informações de contato fornece uma promoção da marca para uma correspondência monótona. Ele concede àqueles que desejam contatá-lo por outros meios a possibilidade de fazê-lo. Criar e usar uma assinatura no Microsoft Outlook é uma tarefa bastante simples. Você pode até criar várias assinaturas personalizadas para alternar por um capricho, dependendo do seu público-alvo.
No entanto, o Outlook apenas anexará uma assinatura às mensagens de e-mail enviadas ou encaminhadas recentemente. Os e-mails que você enviou antes de criar uma assinatura ainda estarão ausentes. Para adicionar uma assinatura a mensagens mais antigas, você precisará acessar as configurações do Outlook e alterar algumas coisas.
Sua assinatura pode incluir texto, imagens, seu cartão de visita eletrônico, um logotipo ou até mesmo uma imagem de sua assinatura manuscrita. Você pode configurar o Outlook para que as assinaturas sejam adicionadas automaticamente a todas as mensagens enviadas ou criar sua assinatura e adicioná-la às mensagens caso a caso.
Adicionando uma assinatura à sua correspondência do Outlook
As etapas para enfeitar seus e-mails com uma assinatura dependerão da versão do Outlook que você está usando no momento. Existe um processo para aqueles que usam versões mais antigas do software (2007 - 2010) e um para as versões mais recentes (2010+), bem como para usuários do Microsoft Office 365.
Vamos começar com as versões mais recentes.
Versões do Outlook 2010+ incluindo Outlook para 365
Para criar uma nova assinatura para o seu e-mail do Outlook:
- Clique para criar um novo e-mail.
- Clique em Assinatura e depois Assinaturas na guia Mensagem.
- Dependendo do tamanho da janela do Outlook e se você está escrevendo uma nova mensagem de e-mail ou uma resposta ou encaminhamento, a guia Mensagem e o Assinatura o botão pode estar em dois locais diferentes. No entanto, o botão de assinatura geralmente é acompanhado por Anexar Arquivo e Anexar Item dentro da seção Incluir do menu Mensagem.
- Na guia Assinatura de e-mail, logo abaixo da caixa Selecionar assinatura para editar, escolha Novo e adicione um nome para sua nova assinatura na caixa de diálogo Nova assinatura.
- Logo abaixo de Editar assinatura, redija sua assinatura dentro da área fornecida.
- A janela oferece a capacidade de alterar fontes, cores e tamanhos de fontes, bem como o alinhamento do texto.
- Para adicionar links e imagens à sua assinatura de e-mail, alterar fontes e cores e justificar o texto, você pode fazer isso usando a mini barra de formatação em Editar assinatura.
- Você pode até criar uma assinatura mais robusta com marcadores, tabelas ou bordas, usando o Microsoft Word para formatar seu texto. Em seguida, transfira-o usando uma cópia simples ( Ctrl + C ) e cole ( Ctrl + V ) na assinatura na caixa Editar assinatura.
- Você também pode adicionar ícones de mídia social e links em sua assinatura, que irei abordar mais tarde.
- Quando a assinatura estiver como você deseja, em Escolher assinatura padrão, defina as seguintes opções:
- Escolha uma conta de e-mail para associar a sua assinatura, usando o menu suspenso Conta de e-mail. Você pode ter assinaturas diferentes para cada conta de e-mail que usa para o Outlook.
- Para que sua assinatura seja adicionada automaticamente a todas as mensagens futuras, clique no menu suspenso Novas mensagens e selecione uma assinatura. Se você preferir não configurá-lo como automático por padrão, escolha (Nenhum) . Isso fará com que cada nova mensagem enviada não tenha nenhuma assinatura, incluindo aquelas encaminhadas e respondidas.
- Para que uma assinatura apareça nas mensagens que você responde e encaminha, clique na lista suspensa Respostas / Encaminhamentos e selecione uma assinatura. Isso adicionará a assinatura automaticamente sempre que você responder ou encaminhar um e-mail. Para não ter este conjunto, escolha (Nenhum) em vez de.
- Agora que acabou, clique no OK para voltar para salvar sua assinatura e retornar para sua nova mensagem.
- É importante observar que a mensagem atual em que você criou a assinatura não terá uma assinatura. Por algum motivo, a assinatura só aparecerá nas mensagens a seguir. Você precisará adicionar a assinatura manualmente se desejar usar uma.
Inserindo manualmente uma assinatura
Para a nova mensagem que você iniciou com o propósito de criar uma assinatura ou para aqueles que não desejam uma assinatura definida automaticamente, você ainda pode inserir uma assinatura manualmente.
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Para fazer isso:
- Com a sua mensagem de e-mail aberta, clique na guia Mensagem e selecione Assinatura .
- Isso abrirá um menu suspenso exibindo todas as assinaturas salvas que você criou. Escolha a assinatura que deseja usar nas opções clicando nela. Agora aparecerá na sua mensagem atual.
Adicionando um logotipo ou imagem à sua assinatura
As marcas geralmente exigem logotipos. Para adicionar uma imagem como um logotipo ou ícone de mídia social à sua assinatura:
- Abra uma nova mensagem de e-mail e clique na guia Mensagem.
- Clique em Assinatura e depois Assinaturas .
- Escolha a assinatura à qual deseja adicionar o logotipo ou imagem, selecionando-a na caixa Selecionar assinatura para editar.
- Clique no Adicionar imagem ícone, localize a imagem que deseja adicionar dos arquivos do PC e selecione Inserir .
- Você pode redimensionar sua imagem ou logotipo clicando com o botão direito na imagem e escolhendo Foto nas opções do menu. Clique na guia Tamanho e use as opções fornecidas para redimensionar sua imagem de acordo com suas especificações.
- Mantenha a caixa Bloquear proporção de aspecto marcada para manter as proporções da imagem.
- Assim que a imagem estiver redimensionada e pronta para ir, clique em OK .
- Acompanhe clicando em OK novamente para salvar todas as alterações que você acabou de fazer em sua assinatura.
Versões do Microsoft Outlook 2007 - 2010
Para criar uma nova assinatura usando uma versão mais antiga do Microsoft Outlook:
- Opte por criar uma nova mensagem.
- Clique na guia Mensagem e selecione Assinatura na seção Incluir.
- Clique em Assinaturas quando ele aparecer.
- Na guia Assinatura de E-mail, clique em Novo .
- Digite um nome para sua assinatura e clique no botão OK botão.
- Digite o texto que deseja incluir em sua assinatura, na caixa Editar assinatura.
- Você pode formatar seu texto destacando o texto que deseja editar e, em seguida, usando os botões de estilo e formatação para as opções desejadas.
- Adicionando elementos adicionais, como imagens, hiperlinks e cartões de e-business, clique no local onde deseja que o elemento apareça e:
- e-Business Card - Clique no Cartão de visitas e, a seguir, clique em um dos contatos na lista Arquivado como. Clique no OK botão.
- Hiperlink - Clique no Hiperlink ícone e digite (ou cole) o URL ao qual seu link conectará o texto. Clique no OK botão.
- Imagem / Foto - Clique no ícone Imagem, localize a imagem que deseja enviar para sua assinatura, selecione-a e clique no botão OK botão.
- Assim que terminar as edições, clique em OK para finalizar a criação de sua assinatura.
- O e-mail que você abriu atualmente para criar a assinatura não terá a assinatura automaticamente adicionada a ele. Você precisará fazer isso manualmente.
Adicionando a assinatura às suas mensagens de e-mail
As assinaturas podem ser adicionadas automática ou manualmente a todas as mensagens de saída, respostas e encaminhamentos. Apenas uma assinatura pode ser usada por e-mail enviado, portanto, se você optar por definir uma automaticamente, seria melhor se a assinatura fosse direcionada a um público mais amplo.
Para inserir automaticamente uma assinatura em sua mensagem de e-mail:
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- Crie um novo e-mail.
- Vá para a guia Mensagem e clique em Assinatura localizada na seção Incluir.
- Clique em Assinaturas quando ele aparecer.
- Localize Escolher assinatura padrão, clique na lista suspensa Conta de e-mail e escolha uma conta de e-mail à qual deseja associar uma assinatura.
- Selecione a assinatura que deseja incluir escolhendo uma na lista Novas mensagens.
- Para encaminhamentos e respostas, para adicionar uma assinatura, escolha uma assinatura na lista suspensa Respostas / encaminhamentos. Clique (Nenhum) se você preferir não ter uma assinatura com sua resposta e encaminhar mensagens de e-mail.
- Clique OK para salvar suas configurações de assinatura.
Para adicionar manualmente uma assinatura em sua mensagem de e-mail:
- Crie uma nova mensagem de e-mail.
- Clique na guia Mensagem.
- Clique em Assinatura , encontrado na seção Incluir.
- Escolha a assinatura que deseja inserir clicando diretamente sobre ela.
A assinatura agora aparecerá na sua mensagem de saída. Se você escolheu incorretamente ou apenas deseja excluir a assinatura que adicionou, realce a assinatura na mensagem e clique em Excluir (ou Backspace ) no seu teclado.
Usando uma conta do Microsoft Office 365 com Outlook.com
Para aqueles que usam o Outlook na web com uma conta do Microsoft Office 365, você precisará criar uma assinatura em ambos os produtos.
Para criar e usar assinaturas de e-mail no Outlook na web:
- Faça login em sua conta do Outlook.com e abra o seu Definições clicando no Roda dentada ícone na parte superior da página.
- Clique em Correspondência , então Compor e responder .
- Digite sua assinatura na área Assinatura de e-mail.
- Você pode usar as opções de formatação fornecidas para alterar a aparência de sua assinatura de acordo com sua preferência.
- Você pode ter apenas uma assinatura por conta.
- Para fazer a assinatura aparecer automaticamente por padrão em todas as mensagens futuras, marque a caixa Incluir automaticamente minha assinatura em novas mensagens que eu escrever. Isso faz com que todos os futuros e-mails compostos tenham sua assinatura exibida na parte inferior.
- Os encaminhamentos e respostas precisarão de uma marca de seleção na caixa Incluir automaticamente minha assinatura nas mensagens que eu encaminhar ou responder.
- Ao não marcar nenhuma dessas opções, você precisará adicionar manualmente sua assinatura a cada mensagem de e-mail que escrever a partir de agora.
- Quando terminar as edições, clique Salve .
Para adicionar sua assinatura manualmente:
- Em sua caixa de correio, escolha Nova mensagem.
- Componha sua mensagem por completo e clique no ícone de três pontos.
- Daqui, escolha Inserir assinatura .
- Quando sua mensagem estiver pronta para ser enviada, clique no Mandar botão.
